国家邮政局文件


国邮〔2006〕188号  

　

关于开展2006年新邮预订户生肖赠送版寄递工作的通知
　

各省、自治区、直辖市邮政局：
    按照国家局《关于2006年纪特邮票发行销售工作有关问题的通知》（国邮[2005]456号）规定，国家局统一制作了含4枚生肖邮票的小版张（以下简称“赠送版”），对全额交款预订1套邮票、1版邮票（含大小版）、1本年册的预订户各赠送1版赠送版。其中，国家局采取邮寄的方式将赠送版寄给预订套票或小版邮票的预订户。为做好此项工作，国家局成立专项工作组（以下简称“项目组”）组织该项工作，并于5月开始赠送版的邮寄工作。现将有关事项通知如下：
一、邮件封装方式
为避免赠送版在寄递过程中出现损毁，国家局对赠送版进行夹板封装，以保证预订户收到的赠送版品相完好。赠送版邮寄采用B6号西式信封，封面加印“2006年中国邮票预订纪念”文字和本次活动的图案标识，背面加印《丙戌年》特种邮票印制工艺介绍文字。内件含使用卡纸、薄膜套封的赠送版和致用户的一封信。
二、邮寄工作安排
各省（含自治区、直辖市，下同）局公众服务处为牵头单位，
负责全省此项工作的组织、协调、保障等工作。省内各市、县邮政局的经营服务部门（由省局公众服务处指定）为本次邮寄工作的责任单位，负责邮件投递质量监督、用户查询受理等工作。
    （一）封装环节
项目组给每名新邮预订户的邮件分配唯一ID号码（该号码为用户信息代码，各级生产单位不需要进行处理），封装做到内件赠送版版号、信封打印的ID号码和用户预订信息一一对应，用于日后查询和监督检查工作。为便于用户查收和保护赠送版品相，每件信函最多封装2枚赠送版，即合计应寄送6枚赠送版的拆解为内装2、2、2个赠送版的三件信函；5枚赠送版的拆解为内含2、2、1个赠送版的三件信函；4枚赠送版的拆解为内含2、2个赠送版的两件信函；3枚赠送版拆解为内含2、1个赠送版的两件信函。
    （二）收寄、封发环节
该类邮件采取挂号信函的方式邮寄，全部由北京市邮政管理局封发出口，信封上用邮资机打印资费并粘贴挂号条码。为减少赠送版在中间生产环节破损，大部分邮件由北京邮区中心局装入信盒直封到全国各一、二级邮区中心局；其他少量邮件装入邮袋封发。全部邮件预计在一个半月时间内陆续寄出。信盒拴挂挂信总包条码袋牌，两端铅封，内附封发清单。各级邮运部门在运输和开拆分拣时，要对该类信盒单独码放，避免重物压放。赠送版属于有价证券，市场价格较高，要确保邮件安全，严防出现邮件丢失、损毁。各级邮区中心局接收到该类邮件时要按照正常挂号信函处理，以邮件挂号条码进行登单，对此类邮件经转封发时，业务量大的要单独装袋封发，避免因生产操作出现邮件的折损、污染和丢失。开拆分拣时发现破损邮件要及时缮发验单。对于中间环节出现有进口无出口的情况时，项目组应按给据邮件查询手续进行递查。
    （三）投递环节
各局要高度重视预订户邮件妥投工作。各级投递部门接收该类邮件时，要单独填写接收清单，以便于查询。为保护赠送版品相，各级投递部门对邮寄赠送版的信封不加盖落地日戳（只限此案），邮件落地时间以投递邮件清单日期为准。投递员在投递此类邮件时，要细心存放，不能扎捆、折叠、弯曲，避免损害赠送版品相。邮件要投递到户，投交时要由收件人本人签收，由他人签章代收的，要认真核对代收人身份证件，并注明代收人和收件人的关系。遇到无法投递的情况时，要与本地经营服务部门（邮寄工作责任单位，下同）联系，核对预订户信息，设法投递。确实无法投递时，按照业务规定在邮件上粘贴改退批条。为避免损害赠送版品相，必须先在批条上批注退信原因，加盖投递日戳和投递员名章，再粘贴到邮件上，并检查是否粘贴牢固，以免脱落。邮件存局领取时，要按照规定催领。各级投递部门收到进口邮件时，对内件赠送版破损的，应转交本地经营服务部门，经营服务部门使用国家局下发的赠送版对其进行调换，确保兑付用户的赠送版品相完好。
    （四）退信处理环节
项目组设立中国邮政·北京809信箱，作为发寄单位和退信处理单位。项目组接收退信后，进行退信登记处理工作。将退信按照改退批条上的5种退信原因分成5类，分别录入数据库，同时将退信信息整理后反馈给各省局公众服务处。各省局公众服务处要及时将退信信息下发到各级经营服务部门，各级经营服务部门与用户联系，确认退信原因，核实用户信息，并在7个工作日内将准确信息逐级反馈给项目组。项目组检查退回邮件中邮品的品相，原则上品相未受损害的继续使用，破损的邮品以旧换新。核实反馈信息后在3日之内安排邮件补寄。
    （五）查询环节
    为保证查询工作服务质量和效率，各地经营服务部门要在本部门办理查询的同时组织本地新邮兑付网点开展用户查询受理工作。
用户在邮件发寄开始时间10日后没有收到邮件的，可以向
本地经营服务部门或各新邮兑付网点申请查询。查询时要求用户提供姓名、地址、邮政编码、用户预订使用的证件号码。对到新邮兑付网点进行查询的用户，各网点应予受理，认真记录好用户信息，当日转交本地经营服务部门进行查询，并将处理结果反馈给用户。各地经营服务部门收到查询信息后，通过项目组下发的查询程序，查询出邮件发寄时间、邮件号码等详细信息，转交给相关投递部门，投递部门要认真查询投递情况，及时反馈给经营服务部门。各地经营服务部门对邮件没有发寄信息的，应及时将用户信息反馈给项目组。
    如果用户提出查询的时间在邮件发寄后的10日内，项目组尚未下发邮寄信息的，请用户在邮件发寄的10日后再次查询（查询工作的几点说明见附件）。    
   （六）查验环节
   对应该寄送赠送版但没有发寄信息的，有发寄信息但本级投递部门未接收到邮件的情况，各级经营服务部门要将用户信息汇总后上报项目组。
1．查验数据上载
    各级经营服务部门将当日形成的查验数据汇总，形成统一的文档报送上级经营服务部门，最后汇总至省局公众服务处，公众服务处将查验数据上载到专项数据通讯服务上。文档格式如下：
文件名：ＸＸＸＸ查验20061010. XLS
ＸＸＸＸ表示查验发起省的名称，20061010表示发起查验日期为2006年10月10日。电子邮件附件格式如下：

序号 姓名 省 市 县 用户地址 邮编 证件号码 用户ID号    
１            
２          
注：国家局原始发寄数据已经经过各省局确认，在查验时如果各地查验数据与上报原始发寄数据不符，国家局项目组将无法受理。对没有邮件号码和用户ID的查验数据，两字段可以为空。
    2．查验数据处理
    项目组每日提取该数据文件，对查验受理信息进行整理。在查验发起后1个月内将查验结果的数据反馈给查验发起省局公众服务处。对没有查验结果或查验结果为丢失的查验数据将进入邮件补寄流程。
  （七）补寄环节
确认补寄的邮件处理流程与正常发寄流程一致，项目组确认补寄后3个工作日内完成邮件的制作、收寄、出口。
三、相关要求
（一）各局要认真做好此项工作的对外宣传，切实将赠送版邮寄相关内容传达给用户，避免用户有理由申告。项目组在赠送版发寄时将书面通知相关寄达省局，各省局接到邮件发出的通知后，应根据预计寄达时间和寄送工作相关安排在地方新闻媒体发布公示，在各级新邮兑付网点张贴告示，公布邮件样式和预计寄达时间，提示预订户注意查收邮件；告知当地负责查询受理的经营服务部门和新邮兑付网点名称、地址、服务电话等信息；详细介绍邮件的网络、受理单位查询方式、可查询时间和赠送版品相损毁的调换办法。
（二）各省局要根据本通知内容制定本省的赠送版邮寄工作方案，落实投递、查询受理等具体工作，明确各级负责用户查询受理的经营部门和相关责任人，并于4月25日前向国家局公众服务部报送工作方案（各省局此项工作负责人员应至少2人，其姓名、职务、办公室电话、移动电话、Email等资料同时上报）；同时，将工作方案电子版发邮件至zhoukun93@sina.com  。
（三）邮寄工作结束后，各省局公众服务处及各级经营服务部门要对部分预订户进行电话调查及回访，收集用户意见，对邮件妥投情况进行调查。国家局在寄递工作结束后，将对各局寄递工作组织安排、投递质量、用户问题处理等情况进行综合考评，并通报相关情况。
（四）国家局在赠送版发寄工作期间将向各局下发一部分赠送版，用于为预订户调换发生品相损坏的赠送版。各级经营服务部门要做好赠送版的管理工作，逐级记录下发赠送版版号，做好用户退回及再次兑付赠送版版号的登记工作。寄送工作结束后，各级经营服务部门应将库存的用户退回及剩余赠送版逐级上缴到省局公众服务处，杜绝出现任何违规销售赠送版或使用赠送版开发集邮品的情况。各省局赠送版退缴到国家局的时间另行通知。
各局要高度重视赠送版寄递工作，精心组织，认真落实。要把本通知内容传达到各个生产单位，切实做好邮件分拣、转运、投递、查询等工作，避免出现邮件延误、丢失、损毁等问题，以树立中国邮政良好的社会形象。
　

附件:2006年新邮预订户生肖赠送版查询工作的几点说明

二○○六年四月**日        

主题词：集邮 业务 通知    
抄送局内：计划财务部、网路运行部。    
国家邮政局办公室 2006年4月**日印发    
共印**份  

附件：

2006年新邮预订户生肖赠送版查询工作的几点说明
　

一、查询方式：
（一）网站查询
    国家局在名址信息中心网站www.cpdc.com.cn上开辟查询专栏，供全国各地用户进行本市（地）发寄时间的查询。项目组将于邮件发寄后四日内，在查询专栏上公布各省（区、市）应发寄的数量和已经发寄的数量，以及发寄邮件相关联的用户信息。用户在省（区、市）局公布的可查询时间内，根据预订时使用的身份证件号码，查询出个人的邮件的发寄时间、邮件号码（为保证数据安全，查询专栏没有用户的其他信息）。
（二）专用服务器查询
    国家局设置专用数据通讯FTP服务器与各地查询受理单位进行数据传输。项目组在邮件发寄后的四日内，将邮件发寄的详细信息上载到专用服务器。上载数据以各省（区、市）为单位，按各市（地）拆分成不同的数据文件，各数据文件包含该市（地）的已经发寄的所有邮件的详细信息。各省（区、市）局公众服务处当日接收到数据后分发到各级经营服务部门，更新到本级的查询程序数据库中。
    各省（区、市）局公众服务处采取访问FTP服务器的方式下载赠送版项目查询程序和发寄信息（地址FTP://10.3.2.43：31，登录的用户名和密码将以电话方式告知各省、区、市局）。该查询程序可以根据数据在不同的市（地）应用，各省（区、市）局公众服务处可将程序和项目组下发的发寄信息转发给各级经营服务部门。该程序功能简单，不再进行培训。具体使用方法参见程序联机帮助说明。    
二、工作安排
    （一） 国家局以省（区、市）局为单位批量发寄邮件，根据各局上报的预订户名址处理进度安排发寄顺序。项目组在赠送版发寄前将通知寄达省（区、市）局，该省（区、市）局的各级查询工作即全面启动。全国查询工作结束时间国家局视工作进度另行通知。
    （二）项目组在第一批邮件发寄后的四天内，在国家局名址信息中心网站www.cpdc.com.cn和专用数据通讯FTP服务器上传该省（区、市）的赠送版邮件发寄信息。因各局的赠送版邮件需要进行几批次发寄，且考虑到邮件在投递到用户前的流转时间，为此，各局要以本省（区、市）第一批邮件发寄时间后的第10日，为通知用户可以进行查询的时间起点。
    （三） 项目组设立服务电话010—63163333、010—83172665，为各省（区、市）局公众服务处和各级经营服务部门提供支持。近期将开通FTP服务器，下发邮件发寄信息查询程序和模拟数据。各省（区、市）局公众服务处组织省（区、市）内各级经营服务部门接收数据。